Imagine que você edita vídeos e recebe um convite para conversar sobre uma campanha. O cliente quer publicar o material na sexta-feira. Antes de aceitar o prazo, você precisa descobrir se ele já tem as gravações e quem vai aprovar a primeira versão.
São essas perguntas que vale a pena ensaiar. A preparação para uma reunião em inglês começa pelo trabalho que será discutido. Você pode usar as frases abaixo como modelos e trocar os detalhes pelos do seu serviço.
Prepare uma pauta curta antes da chamada
Abra a descrição do projeto e separe o que já está definido das informações que ainda faltam. Anote perguntas em inglês para consultar durante a conversa. Se você for conduzir a reunião, compartilhe os assuntos com o cliente antes do encontro.
Para um projeto de edição de vídeo, suas anotações podem incluir:
- Uso do material: será um anúncio, um vídeo para o site ou uma publicação nas redes sociais?
- Arquivos disponíveis: o cliente já tem as gravações e o texto das legendas?
- Entregas: quantos vídeos serão produzidos e em quais formatos?
- Aprovação: quem dará o retorno e quanto tempo precisará para revisar?
Separe também um trabalho do seu portfólio que ajude a explicar o serviço. Deixe o arquivo aberto e teste o compartilhamento de tela. No convite da reunião, confira a data e o fuso horário configurado no calendário.
Nas anotações em inglês, meeting é o termo comum para uma reunião de trabalho; video call especifica uma chamada de vídeo. Reunion costuma se referir ao reencontro de pessoas, como antigos colegas de escola.
Apresente seu trabalho e explique o objetivo da conversa
Uma apresentação breve permite que o cliente entenda o que você faz e comece a falar sobre o projeto. Se vocês já trocaram mensagens, retome o pedido que ele enviou.
“Hi, I’m Renata. I edit short videos for online stores.” – Oi, sou a Renata. Edito vídeos curtos para lojas virtuais.
“I’ve read your brief. I’d like to ask a few questions about the videos you need.” – Li o seu briefing. Gostaria de fazer algumas perguntas sobre os vídeos de que você precisa.
Em seguida, dê espaço para a resposta. Um texto decorado do início ao fim fica difícil de adaptar quando o cliente muda de assunto ou faz uma pergunta.
Ao mostrar um exemplo do portfólio, explique uma escolha concreta:
“In this video, I put the product demonstration first so viewers could see how it works.” – Neste vídeo, coloquei a demonstração do produto no início para que as pessoas vissem como ele funciona.
Faça perguntas que ajudem a definir o serviço
Palavras como simple, quick e a few deixam detalhes em aberto. Quando o cliente pedir “a few short videos”, confirme a quantidade e a duração. Isso ajuda a avaliar o trabalho antes de apresentar uma proposta.
“How many videos do you need, and how long should each one be?” – De quantos vídeos você precisa e qual deve ser a duração de cada um?
“Will you provide the footage, or do you need filming as well?” – Você vai fornecer as gravações ou também precisa da filmagem?
“Who will review the first version?” – Quem vai revisar a primeira versão?
Use as respostas para delimitar sua participação. A frase “My fee covers editing and subtitles” informa que seu preço inclui edição e legendas. Se houver uma rodada de ajustes no orçamento, você pode acrescentar: “It includes one round of revisions” – Está incluída uma rodada de ajustes.
Adapte essa descrição ao que você realmente oferece. Uma expressão útil para falar do que está incluído no projeto é scope of work, ou escopo do trabalho.
Peça esclarecimentos quando faltar uma informação
Se você entendeu o pedido, mas perdeu a data, pergunte sobre a data. Se uma palavra ficou confusa, peça que o cliente explique seu significado naquela situação. Isso evita recomeçar toda a conversa.
- Para confirmar um número: “Was that thirteen videos or thirty?” – Você disse treze vídeos ou trinta?
- Para esclarecer um pedido: “When you say a shorter version, how many seconds do you have in mind?” – Quando você diz uma versão mais curta, em quantos segundos está pensando?
- Para pedir uma explicação diferente: “Could you explain that in another way?” – Você poderia explicar isso de outra forma?
- Se o áudio falhar: “The sound cut out when you mentioned the deadline. Could you repeat the date?” – O áudio falhou quando você mencionou o prazo. Poderia repetir a data?
Antes de seguir, repita o que entendeu e espere a confirmação: “So you need two versions of the same video, one for each platform. Is that right?” – Então você precisa de duas versões do mesmo vídeo, uma para cada plataforma. É isso?
Se ainda restar dúvida sobre uma especificação, peça que o cliente a escreva no chat. Consulte essa informação antes de assumir um compromisso.
Discuta prazos sem prometer uma entrega que ainda não avaliou
Quando o cliente pede uma data, considere o tempo para receber os arquivos e fazer os ajustes. Deixe essas dependências explícitas em inglês.
“I can send the first version within three business days of receiving all the files.” – Posso enviar a primeira versão em até três dias úteis após receber todos os arquivos.
Aqui, first version indica uma versão para avaliação. Para a entrega concluída, use final version. Essa distinção ajuda a evitar que o cliente espere um arquivo pronto para publicar na data da primeira revisão.
Se precisar verificar sua agenda antes de responder, combine quando voltará com uma posição:
“I need to check my schedule before I confirm the delivery date. I’ll get back to you tomorrow morning.” – Preciso verificar minha agenda antes de confirmar a data de entrega. Dou um retorno amanhã de manhã.
Ao marcar um horário de entrega, inclua o fuso: “by 3 p.m. Brasília time” significa “até as 15h, no horário de Brasília”. Se o cliente disser end of day, pergunte qual horário ele considera o fim do expediente.
Para dizer que algo será entregue até determinada data, use by: “I’ll send it by October 8.” Nesse caso, até pode ser traduzido como by; until indica continuidade até um momento, como em “I’ll be available until 3 p.m.” – Estarei disponível até as 15h.
Veja como a conversa pode acontecer
Neste exemplo fictício, o cliente pede uma entrega na sexta-feira. A profissional ainda precisa receber os arquivos e separar a primeira versão da entrega final.
Cliente: “Could you have the video ready by Friday?”
Você conseguiria deixar o vídeo pronto até sexta-feira?
Renata: “Do you mean the first version or the final video?”
Você quer dizer a primeira versão ou o vídeo final?
Cliente: “The final video. We want to publish it on Friday.”
O vídeo final. Queremos publicá-lo na sexta-feira.
Renata: “When can you send me all the footage?”
Quando você pode me enviar todas as gravações?
Cliente: “Tomorrow morning.”
Amanhã de manhã.
Renata: “I can send a first version by Friday if I receive the files tomorrow. We’ll need to agree on a later date for the final video.”
Posso enviar uma primeira versão até sexta se receber os arquivos amanhã. Precisaremos combinar uma data posterior para o vídeo final.
A conversa ainda precisa continuar para que os dois decidam uma data viável. A profissional explicou o limite e deixou claro o que consegue entregar. Esse trecho pode servir de ensaio: troque o vídeo pelo seu serviço e teste uma resposta para outro prazo.
Ensaie respostas e perguntas antes da próxima reunião
Escolha um projeto e explique em voz alta como você o executaria. Depois, simule uma pergunta inesperada: o cliente pede uma entrega extra ou quer antecipar o prazo. Responda usando seus próprios detalhes, consultando as anotações quando precisar.
Se estiver praticando sozinho, grave apenas esse ensaio e ouça a resposta. Observe se ficou claro o que você oferece e em qual ponto precisou parar para procurar uma palavra. Refaça esse trecho com uma frase mais simples.
Com um colega ou professor, peça que a pessoa faça perguntas sobre o pedido em ordens diferentes. Pratique também a escuta: você precisa compreender a resposta do cliente para decidir qual pergunta fazer em seguida.
Para ampliar os cenários de treino, o guia de inglês para negócios da Fluently reúne exemplos de conversas profissionais e exercícios de fala. Escolha uma situação próxima da sua rotina e adapte os exemplos ao próximo projeto.
Encerre com um combinado que os dois possam conferir
Antes de terminar, retome o que cada pessoa ficou de fazer. Por exemplo:
“You’ll send the footage tomorrow morning, and I’ll send the first version by Friday. We still need to confirm the final delivery date. Have I got that right?” – Você vai enviar as gravações amanhã de manhã, e eu enviarei a primeira versão até sexta-feira. Ainda precisamos confirmar a data da entrega final. Entendi corretamente?
Depois da chamada, envie um resumo por escrito. Separe os pontos acordados das decisões pendentes e peça confirmação. Para o próximo ensaio, anote uma pergunta que foi difícil de responder e prepare uma resposta com os detalhes do seu trabalho.
